با بزرگ شدن سازمان، نیاز به وجود یک سیستم یکپارچه جهت انجام امور اداری، مدیریت کارهای روزانه، تعامل سازنده بین افراد به وضوح احساس می‌شود. با به کارگیری انواع سیستم‌ اتوماسیون اداری، مکاتبات اداری به سهولت انجام خواهد شد و ضمن افزایش بهره‌وری باعث صرفه جویی در وقت و هزینه نیز خواهد شد. در این مقاله از وبکام سعی ما بر این است که اتوماسیون اداری را به زبانی ساده و روان به شما معرفی کنیم با ما همراه باشید.

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

امروزه دیجیتالی شدن به بخشی جدایی ناپذیر از یک سازمان تبدیل شده است. استفاده بهینه از اتوماسیون جریان کار کلی کسب و کار شما را تقویت می کند. سیستم اتوماسیون اداری، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه گردآوری، ذخیره سازی مستندات موجود، ایمیل‌ها و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، کارمندان و سازمان‌ها بر عهده دارد. از دید دیگر اتوماسیون اداری را می‌توان اینگونه شرح داد که به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، فرآیند اتوماسیون اداری می‌گویند.

اتوماسیون که در فارسی به معنای خودکار سازی می‌باشد و زمانی معنای واقعی خود را پیدا کرد که کارهای دستی و زمان‌بر را با سرعت بالا و میزان خطای کمتر انجام می‌داد. برای مثال می‌توان به دستگاه‌های ماشین تایپ و دستگاه‌های کپی کاغذ اشاره کرد. شرکت IBM جز اولین شرکت‌هایی بود که اتوماسیون اداری را برای ارتباطات درون سازمانی کارمندان خود ایجاد کرد و کارمندان می‌توانستند توسط سیستم‌های این شرکت با یکدیگر متصل باشند. بعد از آن نیز شرکت‌های متعددی شروع به تولید نرم افزارهای اتوماسیون اداری کردند و با توجه به نیاز سازمان‌ها به اتوماسیون اداری به مرور، استفاده از این سیستم بیشتر شده است.

به عبارت ساده، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره و تجزیه و تحلیل اطلاعات و داده‌ها برای مدیریت و دستیابی به وظایف و فرآیندهای روزمره ضروری است.

انواع اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون صنعتی و سیستم اتوماسیون اداری، عبارت‌هایی هستند که بارها شنیده ایم. اتوماسیون صنعتی، به بهره گیری از سیستم‌های مکانیکی و الکترونیکی و کامپیوتری در خط تولید گفته می‌شود. در اتوماسیون صنعتی، هدف اصلی کاهش نیاز به دخالت انسان در کارها است. اتوماسیون اداری یا خودکار سازی اداری که در زبان انگلیسی به آن Office automation systems گفته می‌شود عبارت است از ایجاد ارتباط بهینه و تسهیل شده بین بخش‌های مختلف یک سازمان و حتی خارج از سازمان.

در خصوص اتوماسیون اداری می‌توان آن را به 4‌بخش تقسیم نمود:

1. انتشارات الکترونیکی
2. ارتباطات الکترونیکی
3. مدیریت اداری
4. پردازش تصاویر و اسناد

انتشارات الکترونیک

یکی از محبوب‌ترین انواع سیستم اتوماسیون اداری انتشارات الکترونیکی است. این دسته شامل ابزارهای پردازش متن مانند Office مایکروسافت می‌باشد که با داشتن چند ده میلیون مشتری از پرکاربردترین اتوماسیون این نوع می‌باشد.

نوع دیگر این نوع سیستم اتوماسیون اداری سیستم مدیریت اطلاعات (CMS) است. این ابزار که در سال‌های اخیر پرطرفدار شده است به کارکنان در حوزه محتوا دیجیتال و زمانیندی و اصلاح آن کمک می‌کند. برای نمونه می‌توان از وردپرس به عنوان یکی از معروفترین‌های این نوع CMS نام برد.

ارتباطات الکترونیکی

جریان اطلاعات نقش مهمی در بهبود بهره‌وری در دفاتر کار یک سازمان ایفا می‌کند. امروزه با گسترش تعاملات درون سازمانی و بیرون سازمانی و احساس نیاز بیشتر واحدها به تعامل با واحدهای دیگر و ضرورت مدیریت و نظارت بر پیشرفت کارها، مدیران را به سمت استفاده از اتوماسیون اداری ساده سوق می‌دهد.

برای نمونه می‌توان روند “تایید” را به صورت اتوماتیک کرد به این شکل که کارمندان بدون نیاز به تماس با مدیر و کارمندان واحدهای دیگر درخواست خود را به صورت الکترونیکی ارسال کنند و دریافت کننده به صورت الکترونیکی مطلع شده و پیگیری کند و بدین شکل عملیات با سرعت انجام و پیگیری می‌شود.

مدیرت اداری

سیستم اتوماسیون اداری شامل راه‌حل‌هایی برای مدیرت وظایف و زمانبندی در محیط‌های اداری می‌باشد. امروزه سازمان‌ها با انواع ارتباطات داخلی و خارجی مواجه هستند و امور دفتری یکی از پرحجم‌ترین امور روزانه ادارات است که کارکنان و مدیران با آن درگیر می‌باشند. و استقرار یک سیستم مدیریت اداری (اتوماسیون) در افزایش بهره‌وری سازمان‌ها نقش پررنگی خواهد داشت.

پردازش تصاویر و ذخیره سازی اسناد

یک سیستم مبتنی بر مدیریت گردش کار اسناد می‌تواند ذخیره، جستجو و بازیابی اسناد را ساده کرده و با عث افزایش بهره‌وری سازمان می‌شود به عنوان نمونه ذخیره سازی و پردازش اسناد با ابزارهای تصویربرداری مانند اسکنر. در حالی که سازمان‌هایی که همچنان مبتنی بر فرآیندهای کاغذی و غیراستاندارد هستند باعث افزایش هزینه، کاهش بهره‌وری و خطاهای پرهزینه می‌شوند.

کاربرد سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

بطور کلی دارای سه وظیفه اصلی است: ذخیره اطلاعات، تبادل داده و مدیریت داده. در هر یک از این حیطه‌ها از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده می‌شود.

ذخیره اطلاعات

• اولین بخش کاری این سیستم، ذخیره اطلاعات است.
• ذخیره اطلاعات، مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است.
• کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است.
• بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند.
• نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

تبادل داده‌ها

پست الکترونیکی، پست صوتی و… نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکان پذیر می‌کند.

این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند.

مدیریت داده‌ها

سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و… این سیستم، مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. علت آن هم تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری است که طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند.

دبیرخانه

اصلی ترین بخش و هسته‌ی اولیه و اساسی سیستم اتوماسیون اداری است، که شامل فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود.

در این بخش از سیستم اتوماسیون اداری، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌ اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام “فرم‌ساز و موتور گردش فرم” شناخته می‌شود.

این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.

یکی از بخش‌های سیستم‌ اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

آرشیو الکترونیکی

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.

برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکان‌پذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت.

از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزم کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند.

صندوق پیام

• سامانه ارسال پیام کوتاه
• سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
• گزارش‌ساز

مزایای سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

• امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
• با وجود اتوماسیون اداری یا عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
• حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
• اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود، همچنین به سادگی امکان مراجعه به آن‌ها وجود دارد.
• در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
• در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
• با وجود این سیستم، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
• مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
• با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها فراهم است.
• با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
• امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.
• صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی و استفاده بهینه از آنها
• کنترل و پیگیری بهتر امور در سیستم اتوماسیون اداری

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری در شرکت وبکام

با ظهور نرم افزارهای اتوماسیون اداری و به کار گرفته شدن آنها در سازمان‌ها هنوز از اهمیت استفاده از تلفن و برگزاری جلسات کاسته نشده است و به نوعی قرار گرفتن این موارد در کنار اتوماسیون اداری می‌تواند ارتباطات یک سازمان را کامل کند.

معمولا در سازمان‌ها و شرکت‌ها زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و نامه نگاری ها می‌شود. اگر شما به عنوان یک مدیر در پی افزایش بهره وری سازمان و انجام سریع تر امور درون سازمانی هستید، ما به شما استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری وبکام را پیشنهاد می‌کنیم.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب وبکام به پشتوانه سال‌ها تجربه در زمینه تولید نرم افزار و با بهره گیری از بروزترین روش‌های تولید نرم افزار، علاوه بر ساماندهی فرآیندهای سازمانی با ایجاد یک بستر ساده امکان ثبت و گردش نامه و سایر فرم‌های اداری را در یک محیط ساده، حرفه ای و کاربرپسند فراهم کرده است تا بتوانید مکاتبات اداری را در مجموعه خود به صورت کاملا الکترونیک و با امنیت و سرعت بالا انجام دهید.