- وبکام
- ❯
- اتوماسیون اداری تحت وب
اتوماسیون اداری تحت وب
در محاسبه میزان بهرهوری یک سازمان، مؤلفههایی همچون منابع مصرفی، سرعت و زمان انجام کار، کیفیت خروجی و عوامل دیگر مورد بررسی قرار میگیرند. زیرساختهای دیجیتالی و فرایندهای اتوماسیون اداری زمانی به حوزه کسبوکار وارد شدند که شرکتهای بزرگ دریافتند حجم زیادی از زمان و سرمایه آنها در سازمان، صرف کارهای ساده، تکراری یا بیارزش میشود. امروزه با بهکارگیری انواع پلتفرمهای خودکارسازی، کارها با سرعت و سهولت بیشتری انجام میشود و ضمن کاهش مخارج و آزاد شدن وقت کارکنان، بهرهوری در سازمانها به میزان قابل توجهی افزایش مییابد. مزایای اتوماسیون اداری تحت وب شرکت وبکام عبارت است از:
- مشاوره رایگان
- نصب و راه اندازی اولیه رایگان
- یک سال پشتیبانی رایگان
- جلسه آموزش کامل استفاده از نرم افزار
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون (automation) که در زبان فارسی خودکارسازی معنا شده است فرآیندی است که طی آن از زیرساختها و ابزارهای الکتریکی، با هدف به حداقل رسیدن دخالتهای انسان در امور مختلف استفاده میشود. با این تعریف، اتوماسیون اداری به سیستمی متشکل از نرمافزارها و تجهیزات کامپیوتری گفته میشود که طبق برنامهریزیهای انجامشده، وظایفِ جمعآوری، پردازش، ذخیرهسازی و انتقال دادههای یک سازمان یا کسبوکار را بر عهده دارند. در ادارات به شبکه جامع و مشترکی که اطلاعات مکتوب و آماری، نامهها و فرمها را بین واحدهای مختلف انتقال میدهد، اتوماسیون اداری میگویند.
البته اتوماسیون اداری هیچگاه نمیتواند در مواردی که نیاز به انجام تصمیمگیریهای مهم و فرآیندهای پیچیده باشد جایگزین انسان شود؛ اما با توان و سرعت پردازشی بالایی که سامانههای دیجیتالی دارند میتوان از پتانسیل آنها برای انجام کارهای روتین و تکراری اداری که بخش قابلتوجهی از منابع زمان و انرژی را مصرف میکنند استفاده نمود.
پنل مدیریت اتوماسیون اداری
در اتوماسیونهای اداری بسیار حائز اهمیت میباشد که مدیر بالاترین دسترسی را در میان سایز اعضا داشته باشد. برای مثال یکی از وظایف مهم در اتوماسیون تعریف نقش برای کاربران میباشد که سطوح دسترسی را مشخص میکند. از مهمترین ویژگیهای امکانات اتوماسیون اداری تحت وب وبکام برای مدیران میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعریف محدوده مجاز دسترسی و اجرای عملیات کاری برای کاربر
- امکان ثبت چارت سازمانی و اعمال سطح دسترسی
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کاربران
- امکان تعریف امضاء الکترونیکی کاربران بر اساس سطح دسترسی به نامه
- امکان ثبت خبر و اطلاعیه برای کاربران
کاربرد اتوماسیون اداری تحت وب
ذخیره اطلاعات
تبادل و انتقال اطلاعات
مدیریت و پردازش اطلاعات
در اینجا منظور از اطلاعات، کلیه دادهها و مستندات اداری در قالب متن، صدا، اعداد و ارقام و تصویر است. بنابراین کاربرد اصلی اتوماسیون اداری حفظ، پیگیری، کنترل، نظارت، مدیریت، برنامهریزی و اشتراک کلیه محتواها و اطلاعات مرتبط با کسبوکار بین کارکنان مختلف است. سیستمهای خودکارسازی در هر یک از این حالات از ابزارهایی استفاده میکنند که فرآیند مربوطه را سریعتر و آسانتر میسازد.
پنل کاربران اتوماسیون اداری
کاربران در اتوماسیون اداری وبکام با توجه به نقشهایی که مدیران برای آنها تعریف کردهاند میتوانند عملیات مورد نظر را انجام دهند. از مهمترین عملیاتهایی که کاربران میتوانند در پنل کاربری انجام دهند عبارتند از:
- امکان ارجاعات درون سازمانی
- ایجاد پیش نویس نامه و ثبت نامه ها همراه با پرینت مستقیم و الصاق فایل
- ارتباط با پنل پیامکی (یادداشت)
- بایگانی نامهها و اسنادها
- امکان کنترل نامههای دریافتی و ارسالی و بایگانی شخصی
- یادآوری وظایف روزانه و جلسات
- چت سازمانی
امنیت اتوماسیون اداری
یک اتوماسیون با تمام امکانات بدون داشتن امنیت نمیتواند ارزش چندانی داشته باشد. اطلاعات در اتوماسیون مهم هستند و حفظ اطلاعات یکی از فاکتورهای هنگام خرید اتوماسیون اداری میباشد. از مهمترین موارد رعایت موارد امنیتی به موارد زیر میتوان اشاره کرد:
- امکان استفاده برروی پروتکل HTTPS
- پشتیبانی از SSL با محوریت ارتباط ايمن و امنیت انتقال اطلاعات
- رعایت گواهی نامههای معتبر برای نصب برنامه
- مدیریت گذرواژه و احراز هویت رمز شده
- پشتیبانگیری دادهها و بازیابی نسخههای پشتیبان
- جلوگیری از آسیب پذیری نسبت به XSS
- اجرای سیستم مدیریت پایگاه داده در بالاترین سطح امنیت
رفع نیاز سازمان با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب وبکام
اتوماسیون اداری تحت وب بستری را فراهم میسازد تا اعضای یک سازمان یا یک شرکت بتوانند مکاتبات، درخواستها و ارتباطات خود را بهصورت آنلاین و بدون نیاز به سیستم عامل خاصی انجام دهند. از مهمترین مزایای اتوماسیونهای اداری تحت وب میتوان به دسترس بودن دائمی برای کاربران دانست. برای مثال شما میتوانید از هر نقطه جغرافیایی و با هر سیستم عاملی به اتوماسیون اداری سازمان دسترسی داشته باشید.
امنیت بالای اتوماسیون اداری تحت وب این اطمینان را به سازمانهای بزرگ داده است که تمام کارهای اداری خود را از سیستم سنتی مانند ثبت اسناد در اندیکاتور به ثبت آنی اطلاعات در اتوماسیون منتقل کنند. در واقع اتوماسیون اداری کیفیت خدمات و سرعت انجام کار را در سازمان را افزایش میدهد.
مزایای اتوماسیون اداری
- ایجاد امضای الکترونیکی کاربران
- پیگیری نامهها از طریق تلفن همراه
- عدم نیاز به سیستم عامل و اجرا در مرورگر
- تابلوی اعلانات پیشرفته
- ثبت چارت سازمانی
- امکان ارجاعات درون سازمانی
انجام فعالیتهای سازمانی و برونسازمانی به شیوههای سنتی و غیرمکانیزه، علاوه بر اتلاف زمان و سرمایه، با ایجاد خطاهای زیاد و کاهش قابل توجه بازدهی همراه است. به همین علت در عصر ارتباطات، ضروری است که ادارات مختلف، خود را با انواع تکنولوژیهای بهروز و سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب تجهیز کنند تا ضمن دستیابی به حداکثر توان و بهرهوری، در عرصه رقابت از دیگر همتایان خود عقب نمانند.
فرم دریافت مشاوره و سفارش
سوالات متداول
No results found.
Webcom
با وبکام، همگام با تکنولوژی حرکت کنید
برای خرید محصولات وبکام میتوانید با ما تماس بگیرید تا کارشناسان وبکام شما را راهنمایی کنند
اتوماسیون اداری تحت وب
امروزه زیرساختهای دیجیتالی، تمام فعالیتهای کسب وکارها و سازمانها را بهطور خودکار پیش میبرند! از رایجترین این سیستمها میتوان به اتوماسیون اداری تحت وب اشاره کرد که تا حد زیادی در افزایش سرعت پیشبرد فرآیندها تاثیرگذار است. یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب علاوهبر سازماندهی فرآیندهای سازمانی یک بستر عالی برای اجرای مکاتبات و فرایندهای درون سازمانی و تعامل مخاطبان با آن ایجاد میکند. استفاده از سیستم اتوماسیون اداری آنلاین به شما کمک میکند که کسب و کار یا دفتر کار خود را همه جا به همراه داشته باشید! درادامه با اتوماسیون اداری تحت وب بیشتر آشنا میشوید. همچنین، مزایا و ویژگیهای مورد نیاز یک اتوماسیون تحت وب عالی را بررسی میکنیم.
اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟
اتوماسیون تحت وب یک سیستم نرم افزاری است که براساس تکنولوژی عمل میکند. این سیستم با این هدف ایجاد شده است تا فرآیندهای سازمان یا کسب وکارها را به راحتی به انجام برساند. بسیاری از سازمانها، شرکتها و سازمانهای تجاری برای آسانتر پیش بردن عملیات مختلف مربوط به کار خود، از یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب استفاده میکنند.
این نرم افزار یک انتخاب عالی برای مدیریت و کنترل فرآیندهای شرکتها و سازمانها خواهد بود. به کمک این بسترها، آنها میتوانند بهرهوری عملکرد خود را در کوتاهترین زمان افزایش دهند. نکته مهم درمورد سامانه اتوماسیون اداری آن است که بهدلیل پیش بردن تمام فعالیتها بهصورت خودکار و سیستمی، از هر گونه خطا به دور خواهد بود. بنابراین، بسیاری از کسب وکارها از یک سیستم اتوماسیون تحت وب استفاده میکنند تا علاوهبر بهبود عملکرد خود، میزان خطاها را کاهش دهند.
سیستم اتوماسیون اداری آنلاین میتواند برای هدفهای مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. برای مثال، با ایجاد یک سیستم اتوماسیون تحت وب میتوانید علاوهبر اجرای فعالیتهای مختلف بهصورت آنلاین، مدیریت و نظارت برروی عملکرد وبسایت خود، بهعنوان مدیر یا مشاور با مشتریان خود در تعامل باشید. با این اوصاف میتوان به این نتیجه رسید که وجود یک سیستم اتوماسیون تحت وب برای بخشهای مدیریت منابع انسانی، مدیریت فروش و بازاریابی، مدیریت سیستمهای تولید و مدیریت زنجیره تامین بسیار مفید خواهد بود.
وجود یک سیستم اتوماسیون در این بخشها به شما کمک میکند تا علاوهبر کاهش زمان مورد نیاز برای اجرای فعالیتهای مختلف، میزان هزینهها را هم کاهش دهید. همچنین، این سیستم برای بهبود کیفیت فعالیت کسب وکارها یا سازمانها و افزایش رضایت مشتریان بسیار مفید عمل میکند. با تهیه سیستم اتوماسیون اداری تحت وب میتوانید آن را به سیستمهای دیگر مرتبط با کسب وکار خود متصل کنید. چراکه این نوع از سیستمها توانایی تبدیل و انتقال دادهها بهصورت خودکار را دارند تا تمام فعالیتها در بخشهای مختلف در کوتاهترین زمان انجام شوند.
مزیت اتوماسیون اداری تحت وب
بدون شک با خودکارسازی فعالیتها تا حد زیادی در هزینه، زمان و انرژی شما صرفهجویی میشود. اما این تنها یک تعریف کلی از مزیت اتوماسیون اداری تحت وب هستند. اصلیترین دلایلی که شما را به استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مجاب میکنند شامل موارد زیر میشوند:
- بهبود بهرهوری کسب وکار یا سازمان مورد نظر: یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب به شما کمک میکند تا فعالیتها را بدون دخالت انسانی، بهصورت خودکار پیش ببرید. درنتیجه، تمام فعالیتها با سرعت بیشتری انجام خواهند شد. این موضوع باعث میشود تا بهرهوری و بازدهی کسب وکار یا سازمان شما تا حد زیادی افزایش پیدا کند. دیگر نیازی نیست که برای اجرای فعالیتها زمان و هزینه صرف کنید، از طرف دیگر مشتریان هم از این مزیت بهره میبرند، به این صورت که کارهای خود را بدون صرف هزینه و زمان اضافی پیش خواهند برد.
- بهبود کیفیت عملکرد: یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، تمام فعالیتهایی که انسانها باید انجام دهند را بهطور کاملا دقیقتر و با کیفیت بالاتر به انجام میرساند. بنابراین، با وجود این سیستمها خطاهای انسانی کمتر خواهند شد.
- ذخیره و مدیریت اطلاعات: یک اتوماسیون تحت وب به شما کمک میکند تا اطلاعات را بهطور خودکار ذخیرهسازی کنید. تمام اطلاعات توسط سیستم ذخیره شده و قابلیت مدیریت آنها وجود دارد. درنتیجه، مدیران دسترسی بهتری به اطلاعات خواهند داشت و امکان جستجو در بین آنها، بسیار ساده خواهد بود.
- افزایش تعامل: وجود یک سیستم اتوماسیون اداری به شما کمک میکند تا بین اعضای سازمان یا کسب وکار خود هماهنگی ایجاد کرده و تعامل بین آنها را افزایش دهید. بنابراین، ارتباط بین اعضا بسیار سادهتر خواهد بود.
- صرفهجویی در هزینهها: اتوماسیون اداری تحت وب به شما کمک میکند تا هزینههای مربوط به انجام فعالیتهای اداری را کاهش دهید. برای مثال، میتوان به هزینههای مربوط به نیروی انسانی یا خرید تجهیزات و نرمافزارهای مختلف اشاره کرد.
اتوماسیون اداری تحت وب رایگان
در یک اتوماسیون اداری تحت وب رایگان بخشی از امکانات و مزایایی که پیشتر بیان کردیم در اختیار مشتریان قرار میگیرد. در برخی از نرم افزارها که خدمات اتوماسیون اداری تحت وب بهصورت حرفهای ارائه میشود، این امکان وجود دارد تا کاربران پیش از خرید حساب پولی و حرفهای، یک نسخه دمو از این نرم افزار را دریافت کنند. برخی دیگر از نرم افزارها جهت تشویق کاربران برای تهیه نسخه پولی، یک نسخه رایگان از خدمات اتوماسیون اداری تحت وب را ارائه میدهند.
باتوجه به مزایا و کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، درصورتیکه میخواهید این سیستم را بهطور کامل دریافت کنید و از تمام جوانب آن بهره ببرید، لازم است که یک خدمات حرفهای را در نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مورد نظر خود خریداری کنید. اما اگر بهدنبال اتوماسیون اداری تحت وب رایگان هستید باید این نکته را در نظر داشته باشید که در چنین نرم افزارهایی، تمام قابلیتهای سیستم اتوماسیون اداری ارائه نخواهند شد. در خدمات رایگان تنها بخشی از امکانات این نرم افزار ارائه میشود. بنابراین، برای دریافت خدمات کامل باید مقداری پول بپردازید.
قیمت اتوماسیون اداری تحت وب
عوامل مختلفی در تعیین قیمت اتوماسیون اداری تحت وب تاثیرگذار هستند. از جمله معیارهای تاثیرگذار بر قیمتگذاری سیستم اتوماسیون اداری میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعداد کاربران یا پرسنل سازمان: بدون شک هر چه در یک سازمان تعداد نفرات بیشتری مشغول باشند، قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب بیشتر خواهد شد.
- ساختار سازمان: چند سازمانه یا تک سازمانه بودن یک شرکت میتواند یک عامل تاثیرگذار درقیمت باشد.
- ماژولهای مورد نیاز: بخشها یا ماژولهای گوناگون یک سازمان از ویژگیهای مهم در تعیین قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب هستند. هر ماژول با کاربردی که دارد بر قیمت نرم افزار تاثیر متفاوتی خواهد داشت.
- پشتیبانی و خدمات مورد نیاز سازمان: نوع خدماتی که یک سازمان برای ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب نیاز دارد و میزان نیاز آن برای دریافت پشتیبانی در این سیستم دو عامل مهم در قیمتگذاری در این زمینه هستند.
- آموزش کاربران: در برخی از شرکتهای ارائه دهنده سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، پس از ایجاد چنین سیستمی برای مشتریان، آموزش استفاده از آن هم ارائه میشود. مشتریان میتوانند با پرداخت مبلغی بیشتر این آموزش را دریافت کنند.
ویژگی اتوماسیون اداری تحت وب وب کام
یکی از مهمترین ویژگیهایی که در سیستم اتوماسیون اداری ارائه میشود، دسترسی بالای مدیران به روند اجرای عملیات مختلف است. مدیران میتوانند بر عملکرد کاربران مختلف نظارت داشته باشند، آنها میتوانند برای هر کاربر یک نقش تعیین کنند. همچنین، سطح دسترسی توسط مدیران تعیین خواهد شد. البته، این ویژگیهای پیشرفته را تنها در یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب فوقالعاده مانند اتوماسیون اداری تحت وب وب کام دریافت خواهید کرد.
از ویژگیهای این سیستم میتوان علاوهبر تعیین دسترسی و عملیات مجاز برای کاربران، به ویژگیهای دیگر مانند ثبت چارت سازمانی و اعمال سطح دسترسی، مدیریت و نظارت بر عملکرد کاربران، امکان تعریف امضا الکترونیکی برای کاربران بر اساس سطح دسترسی به نامه و امکان ثبت خبر و اطلاعیه برای کاربران اشاره کرد.
در سیستم اتوماسیون اداری وب کام، هر کاربر باتوجه به نقش او که توسط مدیر تعیین شده است عملیات مختلف را پیش میبرد. برای مثال، کاربران میتوانند نقشهایی نظیر ارجاعات درون سازمانی، ایجاد پیش نویس نامه و ثبت نامهها همراه با پرینت مستقیم و الصاق فایل، ارتباط با پنل پیامکی، بایگانی نامهها و اسناد، امکان کنترل نامههای دریافتی و ارسالی و بایگانی شخصی، یادآوری وظایف روزانه و جلسات و چت سازمانی اشاره کرد.
همچنین، یکی از مهمترین ویژگیهای یک سیستم اتوماسیون اداری، امنیت بالای آن است که خوشبختانه به این ویژگی در اتوماسیون تحت وب وب کام بسیار اهمیت داده شده است. در وب کام امکان استفاده برروی پروتکل HTTPS به مشتریان ارائه میشود. همچنین سیستم اتوماسیون وب کام از ویژگیهای امنیتی شامل پشتیبانی از SSL با محوریت ارتباط ايمن و امنیت انتقال اطلاعات، مدیریت گذرواژه و احراز هویت رمز شده، پشتیبانگیری دادهها و بازیابی نسخههای پشتیبان، جلوگیری از آسیب پذیری نسبت به XSS و اجرای سیستم مدیریت پایگاه داده در بالاترین سطح امنیت بهرمند است. این تیم برای ارائه سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، گواهینامههای معتبر متعددی برای نصب برنامه ارائه میدهد تا کاربران با هیچگونه مشکل امنیتی مواجه نشوند.
بهطورکلی، تیم وب کام با ایجاد یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با ویژگیهای فوقالعاده، فرصتی فراهم کرده است تا اعضای یک سازمان بتوانند مکاتبات، درخواستها و ارتباطات خود را بدون نیاز به یک سیستم عامل خاص و بهصورت آنلاین پیش ببرند. با استفاده از این سیستم، کاربران همواره به اتوماسیون دسترسی خواهند.
بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب در ایران
باتوجه به مطالبی که بیان کردیم، یک سیستم اتوماسیون اداری تحت وب با ویژگیهای عالی، گزینهای است که با ارائه قابلیتهای مختلف به بهبود عملکرد و کیفیت یک کسب وکار یا سازمان و افزایش تعامل، مدیریت اطلاعات، صرفهجویی در هزینهها و… در آن کمک کند. با تهیه بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب میتوانید تمام این مزایا و ویژگیها را با هزینهای مقرون بهصرفه دریافت کنید. تیم وب کام، تمام تلاش خود را کرده است که بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب را برای کاربران ایرانی ارائه دهد. خوشبختانه با ارائه مزایای مختلف در این زمینه، وب کام توانسته است بهخوبی به این هدف خود دسترسی پیدا کند.