اتوماسیون اداری تحت وب

امروزه زیرساخت‎های دیجیتالی، تمام فعالیت‌های کسب وکارها و سازمان‌ها را به‌طور خودکار پیش می‌برند! از رایج‌ترین این سیستم‌ها می‌توان به اتوماسیون اداری تحت وب اشاره کرد که تا حد زیادی در افزایش سرعت پیشبرد فرآیندها تاثیرگذار است. این سیستم علاوه‌بر سازماندهی فرآیندهای سازمانی یک بستر عالی برای اجرای مکاتبات و فرایندهای درون سازمانی و تعامل مخاطبان با آن ایجاد می‌کند. استفاده از سیستم اتوماسیون به شما کمک می‌کند که کسب و کار یا دفتر کار خود را همه جا به همراه داشته باشید! درادامه با اتوماسیون تحت وب بیشتر آشنا می‌شوید. همچنین، مزایا و ویژگی‌های مورد نیاز یک اتوماسیون تحت وب عالی را بررسی می‌کنیم.

اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

اتوماسیون یک سیستم نرم افزاری است که براساس تکنولوژی عمل می‌کند. این سیستم با این هدف ایجاد شده است تا فرآیندهای سازمان یا کسب وکارها را به را‌حتی به انجام برساند. بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها و سازمان‌های تجاری برای آسان‌تر پیش بردن عملیات مختلف مربوط به کار خود، از یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب استفاده می‌کنند.

 این نرم‌ افزار یک انتخاب عالی برای مدیریت و کنترل فرآیندهای شرکت‌ها و سازمان‌ها خواهد بود. به کمک این بسترها، آنها می‌توانند بهره‌وری عملکرد خود را در کوتاه‌ترین زمان افزایش دهند. نکته مهم درمورد سامانه اتوماسیون‌اداری آن است که به‌دلیل پیش بردن تمام فعالیت‌ها به‌صورت خودکار و سیستمی، از هر گونه خطا به دور خواهد بود. بنابراین، بسیاری از کسب وکارها از یک سیستم اتوماسیون تحت وب استفاده می‌کنند تا علاوه‌بر بهبود عملکرد خود، میزان خطاها را کاهش دهند.

سیستم اتوماسیون اداری آنلاین می‌تواند برای هدف‎های مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. برای مثال، با ایجاد یک سیستم اتوماسیون تحت وب می‌توانید علاوه‌بر اجرای فعالیت‌های مختلف به‌صورت آنلاین، مدیریت و نظارت برروی عملکرد وبسایت خود، به‌عنوان مدیر یا مشاور با مشتریان خود در تعامل باشید. با این اوصاف می‌توان به این نتیجه رسید که وجود یک سیستم اتوماسیون تحت وب برای بخش‌های مدیریت منابع انسانی، مدیریت فروش و بازاریابی، مدیریت سیستم‌های تولید و مدیریت زنجیره تامین بسیار مفید خواهد بود.

وجود یک سیستم اتوماسیون در این بخش‌ها به شما کمک می‌کند تا علاوه‌بر کاهش زمان مورد نیاز برای اجرای فعالیت‌های مختلف، میزان هزینه‌ها را هم کاهش دهید. همچنین، این سیستم برای بهبود کیفیت فعالیت کسب وکارها یا سازمان‌ها و افزایش رضایت مشتریان بسیار مفید عمل می‌کند. با تهیه سیستم اتوماسیون اداری تحت وب می‌توانید آن را به سیستم‌های دیگر مرتبط با کسب وکار خود متصل کنید. چراکه این نوع از سیستم‌ها توانایی تبدیل و انتقال داده‌ها به‌صورت خودکار را دارند تا تمام فعالیت‌ها در بخش‌های مختلف در کوتاه‌ترین زمان انجام شوند.

مزیت اتوماسیون اداری 

بدون شک با خودکارسازی فعالیت‌ها تا حد زیادی در هزینه، زمان و انرژی شما صرفه‌جویی می‌شود. اما این تنها یک تعریف کلی از مزیت اتوماسیون هستند. اصلی‌ترین دلایلی که شما را به استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مجاب می‌کنند شامل موارد زیر می‌شوند:

• بهبود بهره‌وری کسب وکار یا سازمان مورد نظر: یک سیستم اتوماسیون به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها را بدون دخالت انسانی، به‌صورت خودکار پیش ببرید. درنتیجه، تمام فعالیت‌ها با سرعت بیشتری انجام خواهند شد. این موضوع باعث می‌شود تا بهره‌وری و بازدهی کسب وکار یا سازمان شما تا حد زیادی افزایش پیدا کند. دیگر نیازی نیست که برای اجرای فعالیت‌ها زمان و هزینه صرف کنید، از طرف دیگر مشتریان هم از این مزیت بهره می‌برند، به این صورت که کارهای خود را بدون صرف هزینه و زمان اضافی پیش خواهند برد.
• بهبود کیفیت عملکرد: یک نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب، تمام فعالیت‌هایی که انسان‌ها باید انجام دهند را به‌طور کاملا دقیق‌تر و با کیفیت بالاتر به انجام می‌رساند. بنابراین، با وجود این سیستم‌ها خطاهای انسانی کمتر خواهند شد.
• ذخیره و مدیریت اطلاعات: یک اتوماسیون تحت وب به شما کمک می‌کند تا اطلاعات را به‌طور خودکار ذخیره‌سازی کنید. تمام اطلاعات توسط سیستم ذخیره شده و قابلیت مدیریت آنها وجود دارد. درنتیجه، مدیران دسترسی بهتری به اطلاعات خواهند داشت و امکان جستجو در بین آنها، بسیار ساده خواهد بود.
• افزایش تعامل: وجود یک سیستم اتوماسیون اداری به شما کمک می‌کند تا بین اعضای سازمان یا کسب وکار خود هماهنگی ایجاد کرده و تعامل بین آنها را افزایش دهید. بنابراین، ارتباط بین اعضا بسیار ساده‌تر خواهد بود.
• صرفه‌جویی در هزینه‌ها: اتوماسیون اداری تحت وب به شما کمک می‌کند تا هزینه‌های مربوط به انجام فعالیت‌های اداری را کاهش دهید. برای مثال، می‌توان به هزینه‌های مربوط به نیروی انسانی یا خرید تجهیزات و نرم‌افزارهای مختلف اشاره کرد.

قیمت اتوماسیون اداری تحت وب

عوامل مختلفی در تعیین قیمت اتوماسیون اداری تحت وب تاثیرگذار هستند. از جمله معیارهای تاثیرگذار بر قیمت‌گذاری سیستم اتوماسیون اداری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعداد کاربران یا پرسنل سازمان: بدون شک هر چه در یک سازمان تعداد نفرات بیشتری مشغول باشند، قیمت نرم افزار بیشتر خواهد شد.
• ساختار سازمان: چند سازمانه یا تک سازمانه بودن یک شرکت می‌تواند یک عامل تاثیرگذار درقیمت باشد.
• ماژول‌های مورد نیاز: بخش‌ها یا ماژول‌های گوناگون یک سازمان از ویژگی‌های مهم در تعیین قیمت نرم افزار اتوماسیون هستند. هر ماژول با کاربردی که دارد بر قیمت نرم افزار تاثیر متفاوتی خواهد داشت.
• پشتیبانی و خدمات مورد نیاز سازمان: نوع خدماتی که یک سازمان برای ایجاد یک سیستم اتوماسیون‌اداری تحت وب نیاز دارد و میزان نیاز آن برای دریافت پشتیبانی در این سیستم دو عامل مهم در قیمت‌گذاری در این زمینه هستند.
• آموزش کاربران: در برخی از شرکت‌های ارائه دهنده سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، پس از ایجاد چنین سیستمی برای مشتریان، آموزش استفاده از آن هم ارائه می‌شود. مشتریان می‌توانند با پرداخت مبلغی بیشتر این آموزش را دریافت کنند.

ویژگی اتوماسیون اداری تحت وب وب کام

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که در سیستم اتوماسیون اداری ارائه می‌شود، دسترسی بالای مدیران به روند اجرای عملیات مختلف است. مدیران می‌توانند بر عملکرد کاربران مختلف نظارت داشته باشند، آنها می‌توانند برای هر کاربر یک نقش تعیین کنند. همچنین، سطح دسترسی توسط مدیران تعیین خواهد شد. البته، این ویژگی‌های پیشرفته را تنها در یک نرم افزار اتوماسیون فوق‌العاده مانند اتوماسیون اداری وبکام دریافت خواهید کرد.

از ویژگی‌های این سیستم می‌توان علاوه‌بر تعیین دسترسی و عملیات مجاز برای کاربران، به ویژگی‌های دیگر مانند ثبت چارت سازمانی و اعمال سطح دسترسی، مدیریت و نظارت بر عملکرد کاربران، امکان تعریف امضا الکترونیکی برای کاربران بر اساس سطح دسترسی به نامه و امکان ثبت خبر و اطلاعیه برای کاربران اشاره کرد.

در سیستم اتوماسیون اداری وب کام، هر کاربر باتوجه به نقش او که توسط مدیر تعیین شده است عملیات مختلف را پیش می‌برد. برای مثال، کاربران می‌توانند نقش‌هایی نظیر ارجاعات درون سازمانی، ایجاد پیش نویس نامه و ثبت نامه‌ها همراه با پرینت مستقیم و الصاق فایل، ارتباط با پنل پیامکی، بایگانی نامه‌ها و اسناد، امکان کنترل نامه‌های دریافتی و ارسالی و بایگانی شخصی، یادآوری وظایف روزانه و جلسات و چت سازمانی اشاره کرد.

همچنین، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک سیستم اتوماسیون اداری، امنیت بالای آن است که خوشبختانه به این ویژگی در اتوماسیون تحت وب وب کام بسیار اهمیت داده شده است. در وب کام امکان استفاده برروی پروتکل HTTPS به مشتریان ارائه می‌شود. همچنین سیستم اتوماسیون وب کام از ویژگی‌های امنیتی شامل پشتیبانی از SSL با محوریت ارتباط ايمن و امنیت انتقال اطلاعات، مدیریت گذرواژه و احراز هویت رمز شده، پشتیبان‌گیری داده‌ها و بازیابی نسخه‌های پشتیبان، جلوگیری از آسیب پذیری نسبت به XSS و اجرای سیستم مدیریت پایگاه داده در بالاترین سطح امنیت بهرمند است. این تیم برای ارائه سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، گواهینامه‌های معتبر متعددی برای نصب برنامه ارائه می‌دهد تا کاربران با هیچگونه مشکل امنیتی مواجه نشوند.

به‌طورکلی، تیم وب کام با ایجاد یک سیستم اتوماسیون‌اداری با ویژگی‌های فوق‌العاده، فرصتی فراهم کرده است تا اعضای یک سازمان بتوانند مکاتبات، درخواست‌ها و ارتباطات خود را بدون نیاز به یک سیستم عامل خاص و به‌صورت آنلاین پیش ببرند. با استفاده از این سیستم، کاربران همواره به اتوماسیون دسترسی خواهند.

بهترین سیستم اتوماسیون اداری تحت وب در ایران

باتوجه به مطالبی که بیان کردیم، یک سیستم اتوماسیون‌اداری تحت وب با ویژگی‌های عالی، گزینه‌ای است که با ارائه قابلیت‌های مختلف به بهبود عملکرد و کیفیت یک کسب وکار یا سازمان و افزایش تعامل، مدیریت اطلاعات، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و… در آن کمک کند. با تهیه بهترین سیستم اتوماسیون اداری می‌توانید تمام این مزایا و ویژگی‌ها را با هزینه‌ای مقرون به‌صرفه دریافت کنید. تیم وب کام، تمام تلاش خود را کرده است که بهترین سیستم اتوماسیون تحت وب را برای کاربران ایرانی ارائه دهد.  خوشبختانه با ارائه مزایای مختلف در این زمینه، وب کام توانسته است به‌خوبی به این هدف خود دسترسی پیدا کند.