- خانه
- ❯
- اتوماسیون اداری تحت وب
اتوماسیون اداری تحت وب
در محاسبه میزان بهرهوری یک سازمان، مؤلفههایی همچون منابع مصرفی، سرعت و زمان انجام کار، کیفیت خروجی و عوامل دیگر مورد بررسی قرار میگیرند. زیرساختهای دیجیتالی و فرایندهای اتوماسیون اداری زمانی به حوزه کسبوکار وارد شدند که شرکتهای بزرگ دریافتند حجم زیادی از زمان و سرمایه آنها در سازمان، صرف کارهای ساده، تکراری یا بیارزش میشود. امروزه با بهکارگیری انواع پلتفرمهای خودکارسازی، کارها با سرعت و سهولت بیشتری انجام میشود و ضمن کاهش مخارج و آزاد شدن وقت کارکنان، بهرهوری در سازمانها به میزان قابل توجهی افزایش مییابد.
اتوماسیون اداری چیست؟
اتوماسیون (automation) که در زبان فارسی خودکارسازی معنا شده است فرآیندی است که طی آن از زیرساختها و ابزارهای الکتریکی، با هدف به حداقل رسیدن دخالتهای انسان در امور مختلف استفاده میشود. با این تعریف، اتوماسیون اداری به سیستمی متشکل از نرمافزارها و تجهیزات کامپیوتری گفته میشود که طبق برنامهریزیهای انجامشده، وظایفِ جمعآوری، پردازش، ذخیرهسازی و انتقال دادههای یک سازمان یا کسبوکار را بر عهده دارند. در ادارات به شبکه جامع و مشترکی که اطلاعات مکتوب و آماری، نامهها و فرمها را بین واحدهای مختلف انتقال میدهد، اتوماسیون اداری میگویند.
البته اتوماسیون اداری هیچگاه نمیتواند در مواردی که نیاز به انجام تصمیمگیریهای مهم و فرآیندهای پیچیده باشد جایگزین انسان شود؛ اما با توان و سرعت پردازشی بالایی که سامانههای دیجیتالی دارند میتوان از پتانسیل آنها برای انجام کارهای روتین و تکراری اداری که بخش قابلتوجهی از منابع زمان و انرژی را مصرف میکنند استفاده نمود.
پنل مدیریت اتوماسیون اداری
در اتوماسیونهای اداری بسیار حائز اهمیت میباشد که مدیر بالاترین دسترسی را در میان سایز اعضا داشته باشد. برای مثال یکی از وظایف مهم در اتوماسیون تعریف نقش برای کاربران میباشد که سطوح دسترسی را مشخص میکند. از مهمترین ویژگیهای امکانات اتوماسیون اداری تحت وب وبکام برای مدیران میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- تعریف محدوده مجاز دسترسی و اجرای عملیات کاری برای کاربر
- امکان ثبت چارت سازمانی و اعمال سطح دسترسی
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کاربران
- امکان تعریف امضاء الکترونیکی کاربران بر اساس سطح دسترسی به نامه
- امکان ثبت خبر و اطلاعیه برای کاربران
کاربرد اتوماسیون اداری تحت وب
ذخیره اطلاعات
تبادل و انتقال اطلاعات
مدیریت و پردازش اطلاعات
در اینجا منظور از اطلاعات، کلیه دادهها و مستندات اداری در قالب متن، صدا، اعداد و ارقام و تصویر است. بنابراین کاربرد اصلی اتوماسیون اداری حفظ، پیگیری، کنترل، نظارت، مدیریت، برنامهریزی و اشتراک کلیه محتواها و اطلاعات مرتبط با کسبوکار بین کارکنان مختلف است. سیستمهای خودکارسازی در هر یک از این حالات از ابزارهایی استفاده میکنند که فرآیند مربوطه را سریعتر و آسانتر میسازد.
پنل کاربران اتوماسیون اداری
کاربران در اتوماسیون اداری وبکام با توجه به نقشهایی که مدیران برای آنها تعریف کردهاند میتوانند عملیات مورد نظر را انجام دهند. از مهمترین عملیاتهایی که کاربران میتوانند در پنل کاربری انجام دهند عبارتند از:
- امکان ارجاعات درون سازمانی
- ایجاد پیش نویس نامه و ثبت نامه ها همراه با پرینت مستقیم و الصاق فایل
- ارتباط با پنل پیامکی (یادداشت)
- بایگانی نامهها و اسنادها
- امکان کنترل نامههای دریافتی و ارسالی و بایگانی شخصی
- یادآوری وظایف روزانه و جلسات
- چت سازمانی
امنیت اتوماسیون اداری
یک اتوماسیون با تمام امکانات بدون داشتن امنیت نمیتواند ارزش چندانی داشته باشد. اطلاعات در اتوماسیون مهم هستند و حفظ اطلاعات یکی از فاکتورهای هنگام خرید اتوماسیون اداری میباشد. از مهمترین موارد رعایت موارد امنیتی به موارد زیر میتوان اشاره کرد:
- امکان استفاده برروی پروتکل HTTPS
- پشتیبانی از SSL با محوریت ارتباط ايمن و امنیت انتقال اطلاعات
- رعایت گواهی نامههای معتبر برای نصب برنامه
- مدیریت گذرواژه و احراز هویت رمز شده
- پشتیبانگیری دادهها و بازیابی نسخههای پشتیبان
- جلوگیری از آسیب پذیری نسبت به XSS
- اجرای سیستم مدیریت پایگاه داده در بالاترین سطح امنیت
رفع نیاز سازمان با سیستم اتوماسیون اداری تحت وب وبکام
اتوماسیون اداری تحت وب بستری را فراهم میسازد تا اعضای یک سازمان یا یک شرکت بتوانند مکاتبات، درخواستها و ارتباطات خود را بهصورت آنلاین و بدون نیاز به سیستم عامل خاصی انجام دهند. از مهمترین مزایای اتوماسیونهای اداری تحت وب میتوان به دسترس بودن دائمی برای کاربران دانست. برای مثال شما میتوانید از هر نقطه جغرافیایی و با هر سیستم عاملی به اتوماسیون اداری سازمان دسترسی داشته باشید.
امنیت بالای اتوماسیون اداری تحت وب این اطمینان را به سازمانهای بزرگ داده است که تمام کارهای اداری خود را از سیستم سنتی مانند ثبت اسناد در اندیکاتور به ثبت آنی اطلاعات در اتوماسیون منتقل کنند. در واقع اتوماسیون اداری کیفیت خدمات و سرعت انجام کار را در سازمان را افزایش میدهد.
مزایای اتوماسیون اداری
- ایجاد امضای الکترونیکی کاربران
- پیگیری نامهها از طریق تلفن همراه
- عدم نیاز به سیستم عامل و اجرا در مرورگر
- تابلوی اعلانات پیشرفته
- ثبت چارت سازمانی
- امکان ارجاعات درون سازمانی
انجام فعالیتهای سازمانی و برونسازمانی به شیوههای سنتی و غیرمکانیزه، علاوه بر اتلاف زمان و سرمایه، با ایجاد خطاهای زیاد و کاهش قابل توجه بازدهی همراه است. به همین علت در عصر ارتباطات، ضروری است که ادارات مختلف، خود را با انواع تکنولوژیهای بهروز و سیستمهای اتوماسیون اداری تحت وب تجهیز کنند تا ضمن دستیابی به حداکثر توان و بهرهوری، در عرصه رقابت از دیگر همتایان خود عقب نمانند.
فرم دریافت مشاوره و سفارش
سوالات متداول
Webcom
با وبکام، همگام با تکنولوژی حرکت کنید
برای خرید محصولات وبکام میتوانید با ما تماس بگیرید تا کارشناسان وبکام شما را راهنمایی کنند