اتوماسیون اداری، یک راه‌حل آسان برای صرفه‌جویی در هزینه، افزایش بهره‌وری و بهبود تجربه کاری کارمندان، با حذف کارهای خسته‌کننده و وقت‌گیر است. نرم افزار اتوماسیون، موجب خودکارسازی بسیاری از فرآیندهای اداری و سازمانی می‌شود و می‌تواند در در وقت کارمندان تا حد زیادی صرفه‌جویی کند. اما گاهی اوقات افراد سیستم اتوماسیون را با سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار (BPMS) اشتباه می‌گیرند. برای روشن‌شدن این موضوع، در این مقاله قصد داریم در مورد تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS صحبت کنیم. پس تا انتها همراه ما باشید.
اتوماسیون اداری چیست؟
نرم افزار اتوماسیون اداری، فرآیندهای کسبوکار را از طریق راه‌حل‌های فناورانه، ساده و خودکارسازی می‌کند. این سیستم، نه‌تنها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا با کاهش هزینه‌های نیروی کار، هزینه‌های عملیاتی خود را پایین بیاورند، بلکه موجب می‌شود تا کارمندان بر آن‌چه که مهم است تمرکز کنند. در عین‌حال، وظایف تکراری به‌صورت خودکار توسط نرم افزار اتوماسیون انجام می‌شود.
امروزه ابزارها و برنامه‌های اتوماسیون متعددی با درنظرگرفتن بهره‌وری و کارایی سازمان‌ها، توسعه یافته‌اند به عنوان نمونه اتوماسیون اداری تحت وب بستری را فراهم کرده تا اعضای یک شرکت بتوانند مکاتبات و درخواست‌های خود را به‌صورت آنلاین انجام دهند. به وسیله آن خطاهای انسانی در طی فرآیندهای خاص مانند ورودی داده‌ها حذف می‌شود. همچنین این سیستم به مدیریت عملیات، انتقال فایل‌ها، پشتیبانی مشتری، مدیریت رسانه‌های اجتماعی و … کمک می‌کند.
برای اطلاعات بیشتر در خصوص اتوماسیون می‌توانید مقاله اتوماسیون اداری چیست؟ را مطالعه کنید.
BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار (BPMS) در مقایسه با نرم افزار اتوماسیون اداری، رویکردی گسترده‌تر و کلی‌تر دارد. در این سیستم، تمرکز بر اتوماسیون نیست، بلکه بر روی بهینه‌سازی عملیات کسبوکار است. هدف BPMS رسیدن به حداکثر ارزش و کارایی در وظایف روزمره است، زیرا به‌عنوان یک سیاست در سطح سازمان اجرا می‌شود. علاوه‌براین، یک پلتفرم BPMS، استراتژی‌های ارائه‌شده در سراسر یک سازمان را که به وظایف مختلف مربوط می‌شود، تشریح می‌کند. به‌طور خلاصه، سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار، برای تجسم اینکه یک گردش کار چگونه باید باشد و چه اقداماتی برای تحقق آن لازم است، استفاده می‌شود.
اما قبل از اینکه در مورد تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS صحبت کنیم، بهتر است بدانیم که چرا آن‌ها مکمل یکدیگرند.
چرا اتوماسیون اداری و BPMS مکمل یکدیگرند؟
یکی از راه‌هایی که می‌توانید بیشترین ارزش را از نرم افزار اتوماسیون اداری و BPMS بگیرید، پیاده‌سازی آن‌ها با یکدیگر است. در بسیاری از موارد، سازمان‌ها با پیاده‌سازی یک سیستم اتوماسیون تلاش می‌کنند تا از آن به‌عنوان راه‌حلی سریع برای رفع یکسری از مشکلات خود بهره ببرند، اما این رویکرد می‌تواند باعث سردرگمی و کاهش کارایی و بهره‌وری کلی شود.
از طرف دیگر واردکردن یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار به سازمان، بدون هیچ راه‌حل فنی، کاری غیرعاقلانه است. زیرا از آن‌جایی‌که این روش بر بهینه‌سازی تمرکز دارد، دلیلی برای نادیده‌گرفتن نرم افزار اتوماسیون اداری وجود ندارد.
ترکیب اتوماسیون و BPMS می‌تواند مزایای زیادی در گردش کار یک سازمان به‌همراه داشته‌باشد. یکی از مزایای آن، این است که کارمندان می‌توانند روی بهبود سایر فرآیندهای کسبوکار تمرکز کنند، بدون آن‌که انرژی خود را برای کارهای وقت‌گیر بگذارند. علاوه‌براین، دانستن نحوه استفاده از زمان صرفه‌جویی‌شده توسط اتوماسیون نیز به‌همان اندازه مهم است. به‌همین دلیل است که این دو مکمل یکدیگرند و باید هم‌زمان با هم در کسبوکار پیاده‌سازی شوند.
تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS
همانطور که متوجه شدید، اهداف هر دو رویکرد یکسان است. آن‌ها برای بهبود عملیات کسبوکار و به‌دست‌آوردن ارزش بیشتر از فرآیندها و جریان‌های کاری استفاده می‌شوند. با این‌حال تفاوت‌هایی نیز با یکدیگر دارند که در ادامه توضیح خواهیم داد.
- تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در زمان
سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار، راه‌حل بلند‌مدت‌تری است. برای طراحی مجدد فرآیندها و آموزش کارکنان در مورد رویه‌های جدید، به زمان بیشتری نیاز است. از طرف دیگر، اتوماسیون اداری تحت وب را می‌توان نسبتاً سریع پیاده‌سازی کرد. هنگامی‌که ابزارها و برنامه‌های کاربردی مناسب آن تهیه شد، در زمان کوتاهی قابل راه‌اندازی و استفاده است.
- پیاده‌سازی
تفاوت دیگر در نحوه پیاده‌سازی آن‌هاست. اتوماسیون را می‌توان بدون تغییر زیاد در زیرساخت‌های فعلی، پیاده‌سازی کرد. این موضوع شامل اضافه‌کردن ابزارها و نرم‌افزارهای جدید می‌شود. اما BPMS به سرمایه‌گذاری بیشتری نیاز دارد، زیرا شامل طراحی مجدد فرآیند است.
- تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS از نظر عملکرد
عملکرد سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار، بهبود بهره‌وری فرآیند، کیفیت عملیاتی و کارایی هزینه با ارائه تصویری کلی از تمام گردش‌های کاری موجود در فرآیند کسبوکار است. در حالی‌که اتوماسیون بر خودکارسازی عملیات دستی تکراری در طیف وسیعی از فرآیندهای کسبوکار تمرکز دارد.
- نتایج
نتایج اتوماسیون اداری معمولاً ملموس و قابل اندازه‌گیری هستند. می‌توانید ببینید که چقدر در یک کار یا فرآیند خاص صرفه‌جویی می‌شود. بااین‌حال، نتایج BPMS استراتژیک‌تر است. آن‌ها بلند‌مدت هستند و ردیابی‌شان دشوارتر است.
- هزینه
دیگر تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS در هزینه است. اتوماسیون اداری تحت وب معمولاً نیاز به سرمایه‌گذاری اولیه دارد. هزینه آن عمدتاً با ابزارها و برنامه‌های مورد نیاز برای خودکارسازی فرآیندها مرتبط است. اما سیستم مدیریت فرآیندهای کسبوکار، می‌تواند پرهزینه‌تر باشد، زیرا شامل طراحی مجدد فرآیند است که ممکن است به آموزش و فناوری جدید نیاز داشته‌باشد.
- انعطاف‌پذیری و مقیاس‌پذیری
اتوماسیون می‌تواند انعطاف کمتری داشته‌باشد، زیرا برای خودکارسازی وظایف، به فناوری متکی است. در حالی‌که مدیریت فرآیند کسبوکار انعطاف‌پذیرتر است، زیرا می‌تواند با تغییر نیازها و اهداف سازگار شود. وقتی صحبت از مقیاس‌پذیری می‌شود، مقیاس‌پذیری سیستم مدیریت فرآیند کسبوکار معمولاً آسان‌تر است، به این دلیل که بیشتر به منابع موجود متکی است. در مقابل، مقیاس‌پذیری اتوماسیون ممکن است دشوارتر باشد، زیرا به خرید ابزارهای اتوماسیون اضافی نیاز دارد.
مقایسه بی پی ام اس و اتوماسیون ادارای از نظر ریسک
اتوماسیون ممکن است ریسک بیشتری داشته‌باشد، به این خاطر که اغلب به سرمایه‌گذاری اولیه قابل توجهی نیاز دارد. همچنین این خطر وجود دارد که فرآیندها آن‌طور که در نظر گرفته شده‌اند، بهینه نشوند. در حالی‌که BPMS معمولاً ریسک کمتری دارد، زیرا رویکردی تدریجی است.
سخن پایانی
در این مقاله در مورد تفاوت اتوماسیون اداری و BPMS صحبت کردیم و از نقش آن‌ها در کامل‌کردن یکدیگر سخن گفتیم. هم اتوماسیون و هم مدیریت فرآیند کسبوکار، هدف یکسانی دارند، اما از روش‌های متفاوتی استفاده می‌کنند. برای اینکه یک کسبوکار به کارایی و بهره‌وری مطلوب برسد، باید یک استراتژی برای پیاده‌سازی هر دوی آن‌ها در نظر بگیرد. اگر این دو باهم و به‌طور موثر اجرا شوند، می‌توانند کارایی کسبوکار شما را به‌میزان زیادی افزایش دهند و بهترین راه‌کارها را برای کارکنان و مشتریان شما ارائه کنند.
