شاید شما هم جزء آن دسته از صاحبان کسب و کارهایی هستید که فکر خودکارسازی و اتوماسیون اداری ذهنتان را درگیر کرده است، یا جزء آن دسته از مدیرانی که هر دقیقه با خودتان می‌گویید یعنی واقعا لازم است سازمان را به سمت اتوماسیون پیش ببرم؟ در واقع داشتن اتوماسیون اداری این روزها تبدیل به یک نیاز شده است.
اگر بخواهیم به تعریف عام اتوماسیون در کسب و کار بپردازیم، باید بگوییم منظور از این اصطلاح خودکارسازی کلیه فعالیت‌های تکراری سازمان می‌باشد. فعالیت‌هایی مثل ورود داده‌ها، یادآوری امور، به روزرسانی وظایف، انتقال اطلاعات و کارهایی از این قبیل. اگر این فعالیت‌ها به طور خودکار انجام شوند، هم سرعت انجام کارها به طور شگفت انگیزی بیشتر می‌شود و هم احتمال رخداد خطا به حداقل می‌رسد.
گفتنی است که اتوماسیون اداری خیلی ساده و بی دردسر و تنها با استفاده از یک نرم افزار کاربردی تحت عنوان نرم افزار اتوماسیون قابل اجرا است.
اتوماسیون اداری مناسب برای کسب و کار
فرقی ندارد صاحب یک کسب و کار کوچک هستید یا کسب و کاری به بزرگی یک کارخانه تولیدی. آنچه مهم است، این است که اتوماسیون اداری حتما به کارتان می‌آید. فکرش را بکنید که مجبورید چند نفر را استخدام نمایید تا به فرض کار پاسخگویی به ایمیل‌ها را انجام بدهند. یک کار تکراری که احتمال بروز خطای انسانی در آن زیاد است.
اتوماسیون اداری اینجا به کسب و کار شما کمک می‌کند تا بتوانید از انجام کار تکراری برای کارمندان جلوگیری کنید و امکان رخ دادن خطا را در امور اداری سازمان به حداقل برسانید. به‌طور خلاصه بگوییم گردش اطلاعات به شکل حرفه‌ای‌تری پیش خواهد رفت.
اما توجه داشته باشید که هر اتوماسیونی مناسب کسب و کار شما نیست. پس باید تحقیقات لازم را انجام دهید و بهترین گزینه موجود را برای سازمان انتخاب و به کار بگیرید. حتما توجه داشته باشید که اتوماسیونی را که خریداری می‌کنید باید ویژگی‌های پایه اما مهم را داشته باشد که عبارتند از:
- سازگاری و یکپارچگی
- انعطاف پذیری
- امنیت داده ها
- آموزش و ارائه خدمات فنی از جانب شرکت ارائه دهنده اتوماسیون
- …
دلایل نیاز به اتوماسیون اداری در سازمان
دلایل متعدد و متنوعی وجود دارند که کسب و کارها را به سوی استفاده از اتوماسیون اداری سوق می‌دهند. همان طور که پیش تر نیز اشاره کردیم، صرفه جویی در هزینه‌ها، کاهش خطاها و صرفه جویی در زمان مهم ترین دلایل استفاده از این سیستم هستند. در ادامه برخی دیگر از دلایل ضرورت به کارگیری اتوماسیون اداری در کسب و کارهای مختلف را مورد بررسی قرار می‌دهیم.
افزایش رضایت مشتریان
اکثر قریب به اتفاق کسب و کارهایی که خودکار نشده‌اند، با یک مشکل ابتدایی دست و پنجه نرم می‌کنند. مشکلی تحت عنوان عدم توانایی جلب رضایت مشتریان! وقتی رقیبان شما می توانند با یک اتوماسیون اداری جامع نیازهای مشتریان را خیلی زود رفع کنند، چه دلیلی دارد که مشتری به کسب و کار سنتی شما روی بیاورد.
همان طور که قبل تر نیز گفتیم، اتوماسیون اداری احتمال وقوع خطا را به کمترین میزان ممکن رسانده و از طریق بهبود کیفیت عملیات و فرآیندها رضایت مشتری را تا حد چشمگیری افزایش می دهد.
کاهش نرخ ترک کار کارکنان
خیلی ها بر این باورند که اتوماسیون اداری موجبات بیکاری نیروهای انسانی را فراهم می سازد. اما حقیقت چیزی غیر از این است. آمار و ارقام نشان می دهند کسب و کارهایی که به سوی خودکار شدن پیش رفته‌اند، بیش از رقبای سنتی خود در حفظ نیروهای انسانی موفق عمل نموده. با وجود اتوماسیون اداری کارکنان از شر انجام کارهای تکراری و خسته کننده در امان می‌مانند. در نتیجه روحیه کاری شان حفظ شده و به ترک شغل فکر نمی‌کنند. پس وجود این سیستم ها علاوه بر جلب رضایت مشتریان، باعث جلب رضایت کارکنان نیز می‌شود!
تسهیل ارتباطات سازمانی
تا پیش از روی کار آمدن اتوماسیون اداری بخش‌های مختلف یک سازمان برای برقراری ارتباط با یکدیگر مجبور به نامه نگاری بودند. امروزه راه‌های برقراری ارتباط در سازمان‌ها اندکی گسترش یافته و به ترکیبی از نامه نگاری و ایمیل تبدیل شده است. همان طور که در جریان هستید، حجم نامه‌ها و ایمیل‌های رد و بدل شده در سازمان‌های کوچک و بزرگ روز به روز در حال افزایش است.
همین موضوع موجب ایجاد پیچیدگی در برقراری ارتباط و پیگیری ایمیل‌ها و نامه‌ها در سازمان‌های مختلف شده است. مسلما نمی‌توان از کارکنانی که حتی برای ساده ترین مکاتبات نیز مجبور به صرف زمان آنچنانی بوده و یا قادر به مشاهده آخرین وضعیت و گردش مکاتبات خود نیستند، انتظار عملکرد موفق داشت!
تسهیل ارتباطات سازمان یکی از اصلی ترین دلایل لزوم استفاده از اتوماسیون اداری در کسب و کارهای مختلف است که افزایش بازدهی کارکنان را نیز به دنبال دارد.
تسهیل رشد سازمانی
اگر فکر می کنید سازمان ها خیلی ساده و بی دردسر رشد می‌کنند، این تصور اشتباه است. رشد هر کسب و کار طی یک فرآیند پیچیده و مشکل صورت می‌پذیرد. زیرا متغیرهای ناشناخته بسیاری وجود دارند که این فرآیند را تحت تاثیر قرار می‌دهند.
جالب است بدانید که هرچه تعداد فرآیندهای غیر استاندارد و دستی در یک سازمان بیشتر باشد، رشد آن دشوارتر و گاها غیر ممکن خواهد بود. این در حالی است که خودکارسازی فرآیندهای موجود در سازمان موجبات رشد سریع و ساده آن را فراهم خواهد ساخت. خودکارسازی در چه صورت امکان پذیر است؟! در صورتی که پای یک اتوماسیون اداری را به کسب و کارتان باز کنید.
تقویت توان رقابتی سازمان
جالب و در عین حال لازم است بدانید که اتوماسیون اداری مزایای رقابتی بسیاری را برای سازمان به ارمغان می‌آورد. در واقع در هر صنعتی همواره جا برای پیشرفت هست. سازمان‌های کوچک و بزرگ نیز همیشه در تلاشند تا با بهبود عملکرد به ورژن بهتری از خودشان دست پیدا کرده و از رقبا پیشی بگیرند. اتوماسیون اداری یک ابزار کلیدی برای سبقت گرفتن از رقیبان سرسخت است. با یک اتوماسیون اداری تحت وب سرسخت ترین رقبایتان را از پا درآورید!
