انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب؟ مسأله این است؟

شما به عنوان مدیر و صاحب یک کسب و کار نیازمند حساب و کتاب دقیقی از امور مالی هستید و برای مدیریت امور مالی باید یک سیستم حسابداری انتخاب کنید. بازار نرم افزارهای حسابداری بسیار گسترده است، از نرم افزارهای رایگان تا قیمت‌های بسیار بالا از نرم افزارهای تخصصی در یک حوزه و صنف تا نرم افزارهایی برای شرکت‌های بزرگ و تولیدی با امور حسابداری و مالیاتی پیچیده و حتی فروشگاه‌های اینترنتی که این روز‌ها بسیار فراگیر شده‌اند. بنابراین انتخاب یک نرم افزار حسابداری مناسب با توجه به بودجه و نوع کسب کار آسان نیست و نیاز به راهنمایی دارید.

ما در این مقاله سعی کرده‌ایم نرم افزارهای حسابداری موجود در بازار را بررسی و مقایسه کرده تا شما به راحتی بتوانید سیستم مالی مورد نظر خود را انتخاب نمایید.

تاریخچه حسابداری

نگهداری سوابق و اطلاعات در تمام دوران‌ها یک نیاز اولیه برای انسان‌ها بوده است و در خصوص حسابداری و نقطه شروع آن را می‌توان در بازرگانان تمدن بابل و آشوری در حدود 4000 سال قبل جستجو کرد که سوابق مالی با ماهیت بسیار ابتدایی را بر روی سنگ و یا پاپیروس نگه داری می‌کردند.

حسابداری با مفهومی که امروزه با آن آشنا هستیم را می‌توان با نام راهب و ریاضیدان ایتالیایی لوکا پاچیولی کامل کرد که در سال 1494 اولین سیستم حسابداری دو طرفه با ورودی بدهکار و بستانکار را ارائه کرد. پس از پاچیولی یک هلندی مفهوم سود و زیان را اضافه کرد. با رشد و پیشرفت سریع تکنولوژی و در دوران انقلاب صنعتی نیاز به روش‌های حسابداری مدرن برای مدیریت منابع مالی و محاسبه سود و زیان دقیق بر اساس داده‌های مالی به وجود آمد.تمام این نیازها باعث به وجود آمدن سیستم‌های مالی و حسابدارن متخصص شد.

ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری

می‌توان گفت امروزه ضرورت استفاده از نرم افزار حسابداری بر هیچکس پوشیده نیست. مخصوصا افرادی که دارای شرکت‌های تولیدی و فروشگاه‌های بزرگ می‌باشند اهمیت وجود این نرم‌ افزار را بیشتر از سایر کسب و کار‌ها احساس کرده‌اند. حسابداری یک علم می‌باشد که امروزه بسیار گسترش پیدا کرده است و با توجه به پیشرفت تکنولوژی استفاده از آن جزو الزامات برای کسب و کارها است. بیشتر موسسات کوچک و بزرگ از نرم افزارهای حسابداری به منظور مدیریت عملیات‌های مالی استفاده می‌کنند.

شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید درآمد، هزینه و سرمایه خود را ثبت کرده و نظارت دقیق بر آن‌ها داشته باشید. نرم افزار‌های حسابداری توانسته‌اند مشکلات و موانع روش‌های سنتی را با امکانات جانبی را نیز در اختیار افراد قرار دهند به بهترین شکل برطرف نمایند.نرم افزار حسابداری هنگام محاسبه مالیات می‌تواند در دسترس شما باشد و از انجام کارهای اضافی مانند جمع‌آوری داده‌های مالی و گزارش‌ها جلوگیری کند.  همچنین این امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید رسید‌ها، صورتحساب‌ها و ورودی‌ها یا خروجی مالی سازمان را در کمترین زمان ممکن محاسبه کنید.

اهمیت حسابداری فروشگاه‌های اینترنتی

فروشگاه‌های اینترنتی امروزه در سطح دنیا بسیار گسترش یافته‌اند‌. این فروشگاه‌ها در سطح کوچک، متوسط و بزرگ در کل دنیا گسترش پیدا کرده‌اند و فعالیت خود را به طور پیوسته انجام می‌دهند. هر کسب و کار نیاز دارد که هزینه های ثابت و متغیر را به صورت دقیق ثبت و تحلیل کند و نرم افزار‌های حسابداری می توانند مشخص کنند که افراد چه مقدار هزینه هایی را متحمل شدند تا کالای مورد نظر خود را به فروش برسانند و گزارش‌هایی در زمینه فروش و سود و زیان که در اختیار مدیران قرار دهند.

معرفی نرم افزارهای حسابداری مناسب

خوشبختانه در کشور ما در چندین سال گذشته نرم افزارهای حسابداری مناسب و کاربردی طراحی شده که نیاز شرکت‌ها و فروشگاه‌ها را برای یک حسابداری آسان و با رویکرد کاهش هزینه برطرف می‌کند. در ادامه به معرفی این نرم افزارها می‌پردازیم.

• نرم افزار حسابداری سپیدار

نرم افزار حسابداری سپیدار را می‌‌توان به عنوان یکی از نرم افزارهای با سابقه این حوزه معرفی کرد که با تکیه بر دانش و تخصص به صورت حرفه‌ای به پیاده‌سازی سیستم‌های مالی پرداخته است. این نرم افزار برای حوزه‌های کسب و کار مختلف اعم از بازرگانی، خدماتی، تولیدی و فروشگاه‌ها کاربرد داشته و به بسیاری از امکانات مورد نیاز شما شامل خرید و فروش، دارایی و مایات، دریافت و پرداخت، حقوق و دستمزد و… را در اختیار شما قرار می‌دهد.

• نرم افزارحسابداری هلو

نرم افزار حسابداری هلو توسط شرکت طرفه نگار برای کسب و کارهای کوچک، متوسط و اصناف فروشگاهی طراحی شده و امکانات متعدد و مناسبی را در اختیار این حوزه‌ها قرار می‌دهد. حسابداری هلو در حدود 200 گروه شغلی و صنف را تحت پوشش می‌دهد و از این نظر و تعداد نمایندگی و پشتیبانی جزء بهترین شرکت‌ها می‌باشد.

نرم افزار حسابداری هلو جزء بهترین نرم افزارهای حسابداری برای فروشگاه است که قابلیت اتصال به تجهیزات سخت افزاری فروشگاه‌ها، کارت‌خوان و بارکد‌ خوان را داراست. حسابداری هلو با رابط کاربری ساده و اختصاصی بودن برا هر صنف و شغل در این حوزه بدون رقیب است.

• نرم افزار حسابداری محک

نرم افزار حسابداری محک از شرکت‌هایی است که در چند سال گذشته توانسته در حوزه کسب و کار‌های کوچک، تخصص و اصناف وارد رقابت شود و به آسانی می‌توانید تمام عملیات حساب‌های خود را اعم خرید و فروش، حقوق و دستمزد و انواع محاسبات ساده و پیچیده انجام دهید.

نرم افزار حسابداری محک از سه بسته حسابداری فروشگاهی، حسابداری شرکتی، و حسابداری تولیدی در سطوح مختلف و برای رفع نیاز مشتریان تشکیل شده است. همچنین از لحاظ قیمتی در بازار این نرم افزارها مقرون به صرفه است.

اهمیت و مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری بخش مهمی از کسب و کار است که برای مدیریت حساب‌ها و عملیات مالی در سازمان‌ها طراحی شده است. به مدیران و صاحبان مشاغل امکان ردیابی تراکنش‌ها و گزارش‌های مالی را می‌دهد. به صورت کلی نرم افزار حسابداری وظایف و عملیات را به صورت خودکار کنترل کرده و باعث کاهش هزینه‌ها و بهبود کارایی از طریق گزارشات دقیق می‌شود.

• مدیریت امور مالی

نرم افزار حسابداری به صاحبان مشاغل اجازه می دهد تا به طور خودکار امور مالی خود را کنترل کنند، حتی اگر در حسابداری متخصص نباشند با کمی آموزش، آنها می توانند تمام عملیات حسابداری را با استفاده از رایانه یا دستگاه های تلفن همراه خود مدیریت کنند.

• صرفه جویی در هزینه‌ها

مورد مهمی که می‌توان به آن اشاره کرد خودکارسازی فرآیندها است که مزایای آن این است که این نرم افزار  صرفه جویی در وقت می باشد. ممکن است حسابداری به صورت دستی زمان بسیار زیادی ببرد. با استفاده از این نرم افزار ها می توان در وقت افراد صرفه جویی کرده و در سریع ترین زمان ممکن افراد را به خواسته خود رساند.

• افزایش صحت داده‌ها

به گفته حسابداران و حسابرسان، یکی از مزایای مهم نرم افزار حسابداری کاهش خطاهای انسانی است که معمولاً در هنگام محاسبه و ورود داده ها رخ می دهد. عدم دقت در صورت‌های مالی می تواند منجر به بحران‌هایی شود که بر تجارت شما تأثیر می‌گذارد. با این حال، نرم افزار حسابداری می تواند از بروز این مشکلات جلوگیری کند.

معیار‌های انتخاب نرم افزار حسابداری مناسب

عملکرد کلی نرم افزارهای حسابداری تقریبا یکسان است اما برخی از امکانات آنها ممکن است برای کسب و کار شما بلااستفاده باشد.حال می خواهیم به شما معیارهایی را معرفی نماییم که بر اساس این معیار ها می توانید یک نرم افزار مالی بسیار مناسب را برای خود تهیه نمایید.

• حساب های دریافتی و پرداختی

هر سیستم حسابداری خوب به شما این امکان را می‌دهد که هم حساب‌های دریافتی و هم حساب های پرداختی را ثبت کنید. نرم افزار حسابداری باید به شما کمک کند تا مطالبات خود را به طور موثرتری مدیریت کنید که شامل ایجاد فاکتورهای حرفه‌ای، ارسال یادآورهای پرداخت و استفاده از درگاه‌های پرداخت برای جمع آوری پرداخت‌ها است. نرم‌افزار شما باید به شما کمک کند تا از پرداخت‌های خود مانند قبض‌های فروشنده و هزینه‌های عملیاتی مطلع شوید و یادآوری‌هایی ارائه دهد تا مطمئن شوید که آنها را به موقع پرداخت می‌کنید.

• درگاه های پرداخت

درگاه‌های پرداخت ابزاری مطمئن برای پرداخت آنلاین در اختیار مشتریان شما قرار می‌دهند. با ادغام درگاه‌های پرداخت، می‌توانید چندین گزینه پرداخت راحت از جمله کارت‌های اعتباری، کارت‌های نقدی و حواله‌های بانکی آنلاین ارائه دهید. به محض تکمیل پرداخت از طریق درگاه، وضعیت فاکتور مربوطه به صورت خودکار در سیستم شما به روز می شود.

• راهکارهای مالیاتی

محاسبه مالیات یکی از مزایای متعدد داشتن نرم افزار حسابداری خوب است. نرم افزار حسابداری شما باید بتواند بدهی مالیاتی شما را محاسبه کند، با نرخ های مالیاتی متعدد کار کند و گزارش‌های مالیاتی تولید کند تا به شما کمک کند قوانین مالیاتی تعیین شده توسط دولت را رعایت کنید.

امکانات نرم افزار حسابداری فروشگاه اینترنتی

نرم افزار حسابداری به شما کمک می‌کند تا جریان مالی شرکت خود را ثبت کرده و وضعیت مالی خود را بررسی کنید. اولین سوالی که در ذهن شما ایجاد می‌شود این است که نرم افزار حسابداری در فروشگاه اینترنتی من چه نیازهایی را برطرف می‌کند؟

پاسخ به این سوال در روند کار شماست به عنوان مدیر و یا ادمین سایت شما باید دائما سایت را بررسی کنید و سفارش‌ها را دریافت و به صورت دستی ثبت نمایید و تراکنش‌های مالی را در برگه‌ای ثبت نمایید و دائما با حساب‌های بانکی و پرداختی‌ها مطابقت دهید.یکی از مهترین ویژگی‌ها در فروشگاه‌ اینترنتی گزارش‌های مالی شفاف به صورت نموداری است که به شما در درک صورت‌های مالی شرکت و دریافت و پرداخت‌های صورت گرفته کمک می‌کند.

یکی دیگر از امکاناتی که باید به آن توجه کنید ارتباط بین بخش‌های مختلف شرکت و فروشگاه شما می‌باشد تا بتوانند امور مالی کسب و کار شما را اعم از فروش و بازاریابی، انبار و موجودی و … را به درستی مدیریت کنند.نرم افزار حسابداری تحت وب  این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا بتوانید در هر زمان و مکانی به سیستم حسابداری دسترسی داشته باشید و به راحتی عملکرد فروشگاه را بررسی و گزارشات مورد نظر خود را دریافت کنید.

اتصال فروشگاه اینترنتی به نرم افزار حسابداری

هر چقدر نرم افزار شما بتواند به صورت خودکار فاکتورها و پرداخت‌ها را انجام دهد شما می‌توانید به راحتی با صرف زمان کمتری در این حوزه به مسائل و کارهای دیگر بپردازید. اگر فروشگاهی دارید که مشتریان و تراکنش‌های متعددی دارد پیشنهاد ما اتصال فروشگاه اینترنتی و سایت شما به سیستم حسابداری می‌باشد. شرکت وبکام اتصال سایت از طریق وب سرویس (API) را به سیستم‌های حسابداری انجام می‌دهد.

این اتصال به شما امکان ارسال اتوماتیک موجودی و قیمت کالاها را به سایت می‌دهد و شما بدون صرف زمان و نیروی اضافه به راحتی به این مهم دست می‌یابید. همچنین یکی دیگر از کارهای اساسی در این فروشگاه‌ها و سایت‌ها فاکتور مشتریان و امور مالی می‌باشد که به آسانی با اتصال فروشگاه اینترنتی به سیستم حسابداری این مورد قابل پیگیری و ردیابی می‌باشد. و با وجود این اتصال و پلتفرم خواهید دید بسیاری از کارهای اساسی در انبار و صورتحساب هابه آسانی انجام می‌شود.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری متصل به فروشگاه اینترنتی

اگر قبلا به صورت دستی موجودی انبار و سیستم های مالی را انجام دادید کاملا متوجه هستید که چقدر این حوزه می‌تواند چالش برانگیز باشد. وقتی قیمت کالایی تغییر کرده و در سایت تغییر داده نشده و یا کالایی در انبار موجود نمی‌باشد و در سایت سفارش می‌گیرید. این موارد می‌تواند خسته کننده باشد و با بزرگ شدن فروشگاه شما از دسترس خارج شده و مشتریان ناراضی خواهید داشت.

مزیت مهم در اتصال سیستم حسابداری به فروشگاه اینترنتی شما این است که در اولین اقدام می‌توانید موجودی و قیمت‌ها راپیگیری کنید به این شکل که فروشگاه اینترنی شما همیشه با انبار و قیمت به روز سیستم حسابداری هماهنگ می‌باشد.

جمع بندی

وقتی تازه شروع ایجاد کسب و کار می‌کنید و با گسترش کار خود نیاز به داشتن یک سیستم حسابداری برای مدیریت مالی سیستم را حس خواهید کرد در این مقاله سعی شد تا مواردی که برای تهیه یک سیستم حسابداری را معرفی کنیم تا بتوانید به راحتی سیستم مالی  و حسابداری خود را انتخاب کنید.

با توجه به افزایش روزافزون فروشگاه‌های اینترنتی و فروش در بستر اینترنت و نیاز به مدیریت انبار و حساب های مالی داشتن پلتفرمی برای اتصال سایت به سیستم حسابداری، تا بتوانید تمام داده‌های مالی خود را به روشی کارآمد سازماندهی و ذخیره کنید، بسیار حائز اهمیت است که به این مهم نیز پرداخته شد.