اتوماسیون اداری‌:‌ هر سازمان از افرادی تشکیل شده است که در راستای رسیدن به یک هدف مشخص با هم همکاری می‌کنند. علاوه بر اینکه هر فرد درون سازمان وظیفه مشخصی را انجام می‌دهد لزوم ایجاد ارتباط موثر بین افراد سازمان جهت هماهنگی امور بر کسی پوشیده نیست. با بزرگ شدن سازمان، نیاز به وجود یک سیستم یکپارچه جهت انجام امور اداری، مدیریت کارهای روزانه، تعامل سازنده بین افراد به وضوح احساس می‌شود. با به کارگیری انواع سیستم‌ اتوماسیون اداری، مکاتبات اداری به سهولت انجام خواهد شد و ضمن افزایش بهره‌وری باعث صرفه جویی در وقت و هزینه نیز خواهد شد. در این مقاله از وبکام سعی ما بر این است که اتوماسیون اداری را به زبانی ساده و روان به شما معرفی کنیم با ما همراه باشید…

 

اتوماسیون اداری چیست؟

سیستم اتوماسیون اداری، نوعی سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیو‌تر است که وظیفه جمع‌آوری، ذخیره مستندات، پیام‌های الکترونیک و سایر فرم‌های ارتباط اداری را بین افراد، گروه‌های کاری و سازمان‌ها بر عهده دارد.

در پاسخ دیگر به سوال اتوماسیون اداری چیست، می‌توان گفت: به متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و با استفاده از یک برنامه نرم افزاری مشترک، به منظور انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و…، به صورت کاملا یکپارچه و آسان، فرآیند اتوماسیون اداری می‌گویند.

تاریخ اتوماسیون اداری جدید از زمانی آغاز شد که دستگاه‌های نوشتن (تایپ) و کپی جایگزین فعالیت‌هایی شدند که با دست انجام می‌گرفت. این روزها این سیستم تنها به ماشینی کردن فعالیت‌های دستی محدود نیست، بلکه با کمک آن می‌توان اطلاعات را به شکل الکترونیکی ردوبدل کرد.

در سال‌های ۱۹۸۰ میلادی استفاده از اتوماسیون اداری کم‌کم ظهور کرد و به‌عنوان گزینه‌ای کاربردی اما اختیاری مورد بهره‌برداری بعضی شرکت‌ها و ادارات قرار گرفت. اما در سال‌های ۱۹۹۰ این ابزار جدید به یکی از اولویت‌های کار اداری بدل شد. بعد از ورود به هزاره‌ی اخیر نیز این اولویت به الزام در انجام کسب‌وکار تغییر پیدا کرده است.

ظهور رایانه‌های شخصی در اتوماسیون اداری انقلابی ایجاد کرده است و امروز سیستم‌های عملیاتی معروف و تعاملی با کاربران تکمیل و تکمیل‌تر شده‌ و به بخش‌های مختلف کسب‌وکار نیز نفوذ کرده‌اند. به‌طوری‌ که در هر کسب‌وکاری حداقل از یک رایانه‌ی تجاری در فعالیت‌های روزانه‌ی خود بهره می‌گیرند.

حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها نیز از فناوری‌های رایانه‌ای برای ثبت اطلاعات مالی، دارایی‌ها، پرداخت‌ها (حقوق، دستمزد و…) و سایر اطلاعات کسب‌وکار خود بهره می‌برند. با ما همراه باشید تا دقیق‌تر بدانید اتوماسیون اداری چیست؟

 

Types Of Automation

 

انواع اتوماسیون اداری چیست؟

اتوماسیون صنعتی و اتوماسیون اداری، عبارت‌هایی هستند که بارها شنیده ایم. اتوماسیون صنعتی، به بهره گیری از سیستم‌های مکانیکی و الکترونیکی و کامپیوتری در خط تولید گفته می‌شود.

در اتوماسیون صنعتی، هدف اصلی کاهش نیاز به دخالت انسان در کارها است. اتوماسیون اداری یا خودکار سازی اداری که در زبان انگلیسی به آن Office automation گفته می‌شود عبارت است از ایجاد ارتباط بهینه و تسهیل شده بین بخش‌های مختلف یک سازمان و حتی خارج از سازمان.

 

کاربرد اتوماسیون اداری چیست؟

بطور کلی دارای سه وظیفه اصلی است: ذخیره اطلاعات، تبادل داده و مدیریت داده. در هر یک از این حیطه‌ها از نرم‌افزارها و سخت‌افزارهایی برای پیشبرد اهداف و عملیات استفاده می‌شود.

ذخیره اطلاعات

  • اولین بخش کاری این سیستم، ذخیره اطلاعات است.
  • ذخیره اطلاعات، مربوط به مواردی مانند ثبت فرم‌ها و مستندات اداری است.
  • کاربرد داده‌ها نیز شامل دریافت و ویرایش فایل‌ها، تصاویر و یا داده‌های صفحه گسترده است.
  • بسته‌های نرم افزاری پردازش متن، داده‌های متنی را بررسی و پردازش می‌کنند.
  • نرم افزارهای صفحه گسترده، کار با داده‌های عددی را ساده‌تر می‌کنند. برنامه‌های تصویری نیز ویرایش تصاویر را ممکن می‌سازند.

تبادل داده‌ها

پست الکترونیکی، پست صوتی و… نمونه‌هایی از ابزارهای انتقال الکترونیکی داده‌ها به شمار می‌روند. انتقال الکترونیکی، تبادل اطلاعات میان کاربران مختلف را امکان پذیر می‌کند.

این سیستم‌ها نشان دهنده امکان مشارکت، در سیستم اتوماسیون اداری است. البته آن دسته از سیستم‌های اداری که توانایی به اشتراک گذاشتن اطلاعات میان چندین کاربر را فراهم می‌کنند با نام «گروه افزار» نیز شناخته می‌شوند.

مدیریت داده‌ها

سیستم اتوماسیون اداری، معمولا برای پیگیری داده‌های بلند مدت و کوتاه مدت استفاده می‌شود. مثلا برای طرح‌های مالی، هزینه‌های بازاریابی، خرید دارایی‌ها و… این سیستم، مدیریت وظایف، از طریق برنامه‌های زمانی، معادلات منابع و زمان‌بندی الکترونیکی، پروژه‌ها و فعالیت‌های مختلف سازمان را نظارت و کنترل می‌کند.

 

اتوماسیون اداری شامل چه بخش‌هایی است؟

یک سیستم اتوماسیون اداری از بخش‌های مختلفی تشکیل شده است. علت آن هم تکامل سیستم‌های اتوماسیون اداری است که طیف وسیعی از فعالیت‌های سازمانی و برون سازمانی را پوشش می‌دهند.

دبیرخانه

اصلی ترین بخش و هسته‌ی اولیه و اساسی اتوماسیون اداری است، که شامل فرآیندهای ثبت نامه، ارجاع، کارتابل پرسنل و بایگانی است. در این بخش عملیات‌های مختلفی از اسکن، ورود اطلاعات، ثبت اندیکاتور، توزیع و پیگیری چرخه نامه‌های دریافتی تا تهیه پیش‌نویس، گردش، امضا و ثبت و چاپ نامه‌های ارسالی انجام می‌شود.

در این بخش از اتوماسیون، از ابزارهای ورودی و خروجی متعددی مانند اسکنر، چاپگر، قلم نوری، فکس مودم، ایمیل سرور و غیره استفاده می‌شود.

فرم ساز و موتور گردش فرم

نامه‌ها، تنها مستندات یک سازمان نیستند و برخی از مکاتبات سازمان‌ها در قالب فرم‌های اداری و با جریان کاری معینی در سازمان گردش پیدا می‌کنند. به همین دلیل بخش دیگری به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که به نام “فرم‌ساز و موتور گردش فرم” شناخته می‌شود.

این بخش وظیفه طراحی انواع فرم‌های سازمانی و گردش آن‌ها را در قالب جریان‌های کاری از پیش تعریف شده دارد. ثبت، نگهداری و بازیابی اطلاعات این فرم‌ها به طور کامل در اتوماسیون اداری مدیریت می‌شوند.

مدیریت جلسات

برنامه ریزی جلسات، قرارهای کاری، پیگیری و مدیریت آن‌ها و نگهداری مستندات مربوط به آن‌ها از جمله مهم‌ترین بخش کارهای اداری یک سازمان به شمار می‌آید و زمان زیادی را نیز به خود اختصاص می‌دهد.

یکی از بخش‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری به تنظیم، ثبت و نگهداری، برگزاری و پیگیری جلسات و مستندات آن‌ها اختصاص می‌یابد. این بخش معمولا شامل تقویم کاری، مدیریت جلسات و قرارهای کاری، مدیریت فعالیت‌ها و پروژه‌ها و غیره است.

 

مدیریت داده ها

 

آرشیو الکترونیکی

با گذشت زمان و افزایش تعداد و حجم مستندات در سازمان، نیاز به ابزاری جهت آرشیو و بایگانی آن‌ها وجود دارد. بسیاری از سیستم‌های اتوماسیون اداری بخشی را نیز به عنوان آرشیو الکترونیک و مدیریت مستندات دارند که علاوه بر نگهداری و دسته بندی اسناد سازمانی، امکان جستجو و دستیابی سریع و آسان را نیز فراهم می‌کنند.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

فراهم آمدن بسترهای جدید ارتباطی بر مبنای شبکه‌های کامپیوتری، موجب شده است دولت‌ها و سازمان‌ها به منظور کاهش هزینه‌های ایاب و ذهاب و افزایش رضایتمندی و تسریع در ارائه خدمت به ارباب رجوع، امکان ارسال و پیگیری درخواست و کارهای اداری در محیط خارج از سازمان را یک الزام بدانند.

برای پاسخ به این الزام سازمان‌ها و در راستای طرح تکریم ارباب رجوع بخش پرتال برون سازمانی نیز امروزه به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است تا امکان ردگیری مکاتبات را در خارج از سازمان و برای کاربران برون سازمانی فراهم کند.

کارتابل آفلاین

سیستم‌های اتوماسیون اداری با توجه به پراکندگی جغرافیایی سازمان‌ها و نوع دسترسی به آن‌ها تنوع یافته‌اند. برخی از آن‌ها در شبکه محلی قابل دسترس هستند و برخی دیگر تحت وب می‌باشند. در سیستم‌های اتوماسیون اداری تحت وب برای قسمت‌هایی از نرم‌افزار که اهمیت ویژه‌ای دارند نوع آفلاین نیز در نظر گرفته می‌شود تا در شرایطی که دسترسی به اینترنت با سرعت مطلوب امکان‌پذیر نیست بتوان به صورت غیر برخط به اطلاعات دست یافت.

از جمله آن‌ها می‌توان به کارتابل آفلاین اشاره کرد. شما به عنوان مدیر یک سازمان می‌توانید کارتابل خود را در هر نقطه جغرافیایی مرور کرده و امور مربوط به نامه‌ها را انجام دهید و در اولین برقراری ارتباط با سیستم آن‌ها را به روز نمایید.

بخش‌های دیگری نیز به تدریج به سیستم‌های اتوماسیون اداری اضافه شده است که هر کدام از آن‌ها جهت افزایش مکانیزم کار‌ها در سازمان و تسهیل ارائه خدمات درون و برون سازمانی ایجاد شده‌اند.

صندوق پیام

  • سامانه ارسال پیام کوتاه
  • سامانه ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک
  • گزارش‌ساز

 

Message Box office automation

 

مزایای اتوماسیون اداری چیست؟

  • امکان انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و هر مکان (خارج از محل کار) وجود دارد.
  • با وجود اتوماسیون اداری یا عملیات خودکار سازی فرایندهای اداری، امکان استفاده بهینه از زمان فراهم است.
  • حجم قابل توجهی از مکاتبات کاغذی در سازمان حذف می‌شود.
  • اسناد و سوابق در حجم کم‌تر و امنیت بیشتر نگهداری می‌شود، همچنین به سادگی امکان مراجعه به آن‌ها وجود دارد.
  • در عملیات ثبت اسناد و مدارک، امکان اشتباه، تکرارهای بیهوده، متوقف شدن کار و… به حداقل می‌رسد.
  • در مراحل گردش اسناد، امکان شفاف سازی و مدیریت متمرکز به راحتی فراهم است.
  • با وجود این سیستم، امکان مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان فراهم است.
  • مراجعه کنندگان (ارباب رجوع) می‌توانند در هر لحظه با مشاهده آخرین اقدامات انجام شده، از پیشرفت کار مطلع شوند. همچنین می‌توانند از نواقص پرونده خود آگاه شده و نسبت به رفع آن اقدام کنند.
  • با اتوماسیون اداری، امکان تعامل الکترونیکی با سایر سازمان‌ها فراهم است.
  • با صرفه جویی در مصرف کاغذ، به جلوگیری از قطع درختان و در نهایت حفظ محیط زیست کمک قابل توجهی می‌شود.
  • امکان پایش فعالیت‌های سازمان و تولید گزارش‌های مدیریتی و… وجود دارد.
  • صرفه جویی در وقت و نیروی انسانی و استفاده بهینه از آنها
  • کنترل و پیگیری بهتر امور

 


اتوماسیون اداری وبکام

 

بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری در شرکت وبکام

با ظهور نرم افزارهای اتوماسیون اداری و به کار گرفته شدن آنها در سازمان‌ها هنوز از اهمیت استفاده از تلفن و برگزاری جلسات کاسته نشده است و به نوعی قرار گرفتن این موارد در کنار اتوماسیون اداری می‌تواند ارتباطات یک سازمان را کامل کند.

معمولا در سازمان‌ها و شرکت‌ها زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و نامه نگاری ها می‌شود. اگر شما به عنوان یک مدیر در پی افزایش بهره وری سازمان و انجام سریع تر امور درون سازمانی هستید، ما به شما استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری وبکام را پیشنهاد می‌کنیم.

سیستم اتوماسیون اداری تحت وب وبکام به پشتوانه سال‌ها تجربه در زمینه تولید نرم افزار و با بهره گیری از بروزترین روش‌های تولید نرم افزار، علاوه بر ساماندهی فرآیندهای سازمانی با ایجاد یک بستر ساده امکان ثبت و گردش نامه و سایر فرم‌های اداری را در یک محیط ساده، حرفه ای و کاربرپسند فراهم کرده است تا بتوانید مکاتبات اداری را در مجموعه خود به صورت کاملا الکترونیک و با امنیت و سرعت بالا انجام دهید.

برای تهیه نرم افزار اتوماسیون اداری وبکام با ما تماس بگیرید

۱۰ ۸۰ ۴۲ ۲۸ (۰۲۱)